Como implementar a estrutura de projetos em sua escola

Você já deve ter lido nosso artigo sobre metodologias ágeis e como implementar em sua escola, não é mesmo? Agora vamos nos aprofundar um pouco mais no tema e falar sobre projetos ou, gestão por escritório de projetos.

Quem nunca ouviu falar em Taylor, Fayol e Ford? Pois é, desde o final do século XIX que estudamos uma forma de planejar, organizar, controlar e direcionaras organizações. Até os dias atuais são desenvolvidas diversas metodologias para o aumento da produtividade nas organizações através da gestão.

Neste artigo vamos abordar um tema de grande relevância ao que tange a estruturação de processos para apoio à gestão e principalmente como abordar em sua escola. Se você já leu nosso artigo sobre PDCA vai encontrar muito sentindo no formato de gestão por projetos.

Mãos à obra!

O que é um projeto?

Quando pensamos um problema ou um processo a ser melhorado é comum nos depararmos com um amontoado de coisas que, nos dão a impressão de que existe muito a ser feito, que certamente serão necessários muitos recursos e que vai levar tempo. O que não é incomum que tais ações sejam proteladas até que deixam de ser melhorias e passam a ser problemas emergenciais.

A administração como um escritório de projetos traz ao gestor a ideia de que, diante de um amontoado de coisas a serem melhorados é possível fracionar em partes relacionadas e cada uma parte será tratada de forma independente, até que ao final de frente fracionada, o amontoado de coisas se torna um processo, ou produto, ou uma empresa inteira melhor estruturada.

De acordo com o PMBOK um dos guias para gestão de projetos mais utilizado, um projeto é um esforço temporário que tem por finalidade um resultado único e possui recursos delimitados. Um projeto possui, portanto, três grandes limitadores: Tempo, escopo e custo. Vamos falar mais sobre isso…

· Prazo: Um projeto tem um prazo definido de tempo tanto para o início quanto para o fim, logo as fases e a data para a conclusão de cada uma delas deve ser claramente estipulada e respeitada, não somente pelo gestor, mas, por toda equipe que faz parte do projeto.

· Escopo: O projeto tem um objetivo claro, que pode ser o desenvolvimento de um novo processo, um novo produto ou até mesmo a melhoria ou a correção de algo físico ou processual. Por este motivo o objetivo final do projeto é claro e não deve ser alterado ao longo do tempo justamente para que os recursos sejam produtivos.

· Custo: O projeto deve possuir um planejamento dos recursos que serão utilizados para o seu desenvolvimento, isso considerando a força de trabalho, materiais que serão utilizados, infraestrutura, taxas entre outros fatores. Esta programação é importante para que as verbas necessárias ao projeto não inviabilizem a entrega dos objetivos, desta forma, qualquer ajuste necessário para a entrega do escopo no prazo poderá ser replanejada em tempo.

Projeto, programa e portfólio

Um escritório de projetos utiliza estruturas para organizar cada uma das frentes de trabalho, é importante que os projetos não tenham objetivos conflitantes e também que estejam de acordo com a estratégia da empresa no curto, médio e longo prazo.

Existe uma forma de estruturar tais ações de modo que a empresa não somente resolva problemas atuais ou realize a melhoria de processos existentes, mas que também se mantenha ativa rumo aos objetivos traçados no início de sua constituição, sua missão!

Os projetos são possuem objetivos bem definidos, assim como as ações necessárias para que se consiga alcançá-los. Geralmente estão relacionados ao nível operacional e submetidos às técnicas de gerenciamento para aplicação de conhecimentos, habilidades e estratégias.

Já o programa possui um escopo maior, os objetivos são mais complexos e os benefícios alcançados são mais significativos. Em linhas gerais, o programa é o conjunto de projetos coordenados entre si de forma articulada e dinâmica e que visam objetivos comuns.

No topo da gestão através de projetos está o portfólio, neste o escopo está diretamente ligado à estratégia organizacional. Ele consiste no agrupamento de programas e projetos com o objetivo de alavancar a eficiência na corporação. O gerenciamento de portfólio está ligado à análise estratégica da empresa.

Quais os principais papéis executados em um projeto?

O time do projeto é composto basicamente por três papéis. É importante que a responsabilidade de cada um seja bastante clara e também que todos possuam o mesmo espírito colaborativo para que cada ciclo de entrega seja produtivo.

  • Gerente de projeto: Um dos papéis mais importantes dentro da metodologia de projetos. Ele é o responsável por auxiliar a equipe, é ele quem deve garantir que os eventos sejam cumpridos, que os prazos e valores sejam mantidos. O GP não possui nenhuma relação hierárquica com o time de projetos, neste momento a liderança é situacional. O gerente de projetos é o líder servidor, e sua palavra de ordem é viabilizar.
  • Dev Team: O time de desenvolvimento é o time responsável pela execução das atividades propriamente dito. É importante que o Dev Team seja multidisciplinar de modo que cada um com sua função, ou afinidade possa colaborar com todas as necessidades do projeto. Sua palavra de ordem é executar.

Patrocinador: É o dono do escopo, ainda que este produto seja um serviço, ou um processo. É o responsável por idealizar o projeto e passar ao time de desenvolvimento o que deve ser feito, mas, veja, o patrocinador se limita ao que deve ser feito e não como deve ser feito. Isso porque o time de desenvolvimento com o apoio do gerente de projetos são os responsáveis pela execução. Sua palavra de ordem é idealizar

Quais artefatos podem me ajudar no desenvolvimento de um trabalho?

A administração por projetos conta com o apoio de alguns documentos para que toda a equipe tenha conhecimento e principalmente o controle do que deve ser feito. Podemos elencar três principais documentos que apoiam o desenvolvimento de um projeto, é claro que, este tema é bastante profundo e assim como as metodologias ágeis existem diversas metodologias para a gestão de projetos, e cada uma delas contará com um conjunto de artefatos para apoio. Mas, para começar vamos falar sobre documentos elementares, independente da metodologia abordada.

  • Bussines Blue Print: Este documento consiste em desenhar o processo (ou funcionalidade do produto) como ele deve ser. É desenvolvido no formato de fluxograma para que seja possível entender o momento em que cada atividade acontece, quem são os responsáveis e quem são os apoiadores de cada etapa. É através deste fluxo que a construção do projeto será possível pois, as atividades a serem desenvolvidas são reconhecidas por todo o time e principalmente aprovada pelo patrocinador do projeto.
  • Ata de reunião: A cada encontro com o time haverá um documento registrando o que foi conversado, se houve alterações sobre o que já foi definido ou se foram encontrados riscos no processo, este registro é importante para que todo o time tenha visibilidade sobre o fato.
  • Cronograma: Este documento parte de atividades organizadas por fases ou marcos e as distribui em prazos e responsáveis, assim é possível ter a visibilidade da evolução do projeto e sobretudo se o valor entregue corresponde ao custo já investido.

É o gerente do projeto o responsável para que os processos sejam documentados e que seja de conhecimento de todos, porém, todo o time do projeto é responsável pela construção e sobretudo pela qualidade do conteúdo destes artefatos.

Como implementar a estrutura de projetos na escola ?

Agora que já sabemos o que é um projeto, quem são os agentes, e quais documentos podem apoiar no controle das atividades, chegamos ao ponto mais importante, mas, afinal, como implementar em minha escola?

Escolas fazem parte do segmento empresarial mais importante para qualquer tipo de economia, o segmento da educação. E, embora não seja surpresa para nós, é a educação que viabiliza a evolução de uma sociedade.

Um dos maiores desafios da gestão escolar é garantir que sua empresa esteja um passo à frente das necessidades sociais atuais já que é ela a responsável pelo preparo do indivíduo. O desafio do gestor escolar é, portanto, possuir uma equipe inovadora se preparando para o futuro e ao mesmo tempo responsável com os resultados e o padrão de qualidade atual. Ou seja, a gestão escolar deve garantir a qualidade do presente e se preparar para a estruturação do futuro.

Neste contexto a administração por escritório de projetos passa a ser uma valiosa estratégia de gestão já que possibilita que o gestor estruture o seu portfólio de ações, ou seja, um plano estruturado de suas necessidades na linha do tempo.

Neste portfólio são criadas linhas de programas que apoiam o presente e o futuro, ambas entrelaçadas sem perder a independência já que, os objetivos e as expectativas de tempo de realização são bastante diferentes.

Abaixo dos programas são criados projetos de “ataque” para cada uma das necessidades da organização.

Por exemplo: Os estudantes estão com dificuldade de acesso à biblioteca e atrasados em relação ao conteúdo programático inicialmente previstos para o ano letivo. O programa de projetos receberá dois projetos, um para a implantação de uma biblioteca virtual e outro para a disponibilização de aulas de reforço on line durante o final de semana.

Neste caso temos diversas pessoas envolvidas no desenvolvimento da escola, com atividades distribuídas de tal forma que a execução seja factível e que as habilidades de cada integrante sejam exploradas de forma coerente. Assim é possível alcançar mais resultados em um espaço curto de tempo, já que podem acontecer de forma paralela abaixo de uma mesma gestão estratégica.

Para começar, o ideal é traçar uma linha do tempo, entender quais são os objetivos de sua escola no curto, médio e longo prazo, quais são as necessidades e as prioridades de sua escola e quando cada uma de suas necessidades deverá estar ativa. A partir daí o seu escritório de projetos já poderá ser estruturado e então, será necessário seguir com o desenvolvimento de cada uma das equipes para engajá-los.

Conclusão

Como se pode perceber a administração de projetos é um método que visa a produtividade a partir da definição de objetivos, prazos e custo. Os projetos são organizados em programas de acordo com sua similaridade estratégica e todos estão abaixo de um portfólio alinhado com a visão da escola.

As escolas possuem um desafio gerencial que é garantir a qualidade do presente e proporcionar inovações tempestivas de acordo com a evolução da sociedade, logo, a administração por projetos pode ser utilizada de modo que se organizem as atividades para que os resultados sejam conquistados de forma paralela proporcionando alavancagem nos resultados.

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