5 regras de ouro para uma gestão financeira escolar de sucesso

Além das interações essenciais entre professores e alunos, uma escola necessita de muitas ferramentas para obter um bom desempenho.

Embora esse conceito não seja tão discutido, as escolas funcionam como empresas, sejam públicas ou privadas.

Toda companhia possui alguns elementos fundamentais para seu funcionamento: investimento em recursos, funcionários, fluxo de caixa, despesas, manutenção de patrimônio e demais itens. Essas peças são fundamentais para a engrenagem de qualquer empresa, mesmo ela fazendo parte do segmento educacional.

Desde a compra de novos computadores até o aumento do quadro de docentes: a maioria das ações realizadas em uma escola necessitam de recursos financeiros para obter êxito. Portanto, o controle financeiro é fundamental para a escola.

A gestão financeira escolar é o método que reúne todos os processos administrativos que estão alocados no planejamento de atividades e funções relacionadas às finanças da instituição. Dentro desse contexto, o controle e a análise dos recursos são fundamentais para uma saúde financeira.

Tendo em vista a sua importância, abaixo constam 5 regras básicas para conquistar uma boa gestão financeira escolar.

Regra número 1: planejamento é tudo

Toda escola tem de efetuar um planejamento estratégico. O planejamento auxiliará nas decisões a serem tomadas pela gestão.

Ao elaborar o plano, a equipe gestora deverá atuar na identificação de Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças relacionadas a instituição de ensino. Essa técnica chamada de SWOT em inglês (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats) consiste em uma análise de ambiente utilizada para o gestor saber qual é o momento da empresa, visualizando tanto o ambiente interno, quanto o externo:

Com esse método, o gestor terá uma visão clara de quais os principais pontos fortes de sua escola e quais desafios e oportunidades serão necessários vencer para obter um crescimento.

A partir do planejamento, será possível enfrentar as situações negativas e desenhar estratégias e investimentos para que a escola alcance seus objetivos.

 Regra número 2: a importância do diagnóstico das finanças

Além do planejamento ser essencial, o acompanhamento diário da movimentação do caixa também é uma importante ferramenta para a saúde financeira. Tal função é chamada de fluxo de caixa.

O fluxo de caixa registra todas as saídas e entradas do dinheiro da instituição. Muitas vezes, a falta de controle desse fluxo implica em grandes perdas para a escola, podendo até mesmo ser evitadas. Portanto, é necessário um registro preciso e detalhado de toda movimentação do caixa, afim de verificar se o dinheiro realmente está sendo bem alocado.

Felizmente, hoje há diversos softwares e aplicativos gratuitos que ajudam no registro do controle financeiro, otimizando o tempo que seria gasto na análise dessas movimentações.

Regra número 3: saiba como trabalhar com a inadimplência

Atualmente, um dos principais problemas enfrentados pelas instituições de ensino é o aumento da inadimplência. Trata-se de uma situação bastante complicada para o segmento, sobretudo, por representar um grande prejuízo a escola que depende desse recurso.

Em outras palavras, significa que a escola prestou um serviço durante um ano inteiro e não recebeu a anuidade colocada em contrato.

Uma das atitudes a serem todas para prevenir e evitar a inadimplência é a automatização do setor de cobrança. Portanto, essa iniciativa possui os seguintes benefícios:

• Pais e responsáveis pelo estudante poderão contar com diversos métodos de pagamento;
• Todas as cobranças poderão ser realizadas automaticamente;
• A automatização diminui o gasto com mão de obra e reduz possíveis erros de transações quando são geradas manualmente;
• Os pagamentos poderão ser registrados uma única vez.

Regra número 4: evite os desperdícios

Tendo o registro de todas as suas contas feitos por meio do planejamento e organização do fluxo de caixa, há uma maior facilidade em identificar os possíveis desperdícios observados na escola.

Abaixo estão alguns itens que devem ser analisados com atenção:

• Despesas administrativas, como água, telefone e energia elétrica;
• Aquisição de muitos itens de papelaria e materiais de escritório que não estão sendo úteis ou utilizados;
• Troca e manutenção excessiva de mobiliário e equipamentos.

Após uma análise detalhada desses e demais pontos, o gestor verificará quais medidas poderão ser implantadas para manter um maior controle de cursos e conseguiu diminuir as despesas.

Regra número 5: atue na otimização de recursos

Otimizar o uso de recursos também poderá ajudar na diminuição de despesas e aumento de lucro.

Uma das iniciativas dentro dessa regra é o controle maior de estoque. Muitas vezes, há o consumo em excesso de materiais de papelaria e descartáveis dentro da escola. O incentivo a cada um trazer a sua caneca ou copo, por exemplo, auxilia na redução de despesas e também representa uma ação de sustentabilidade, favorável ao meio ambiente.

Outra troca de grande valia é a substituição de ligações telefônicas constantes pelo uso de e-mails ou aplicativos para entrar em contato com funcionários, fornecedores e alunos. Atualmente, existem diversos recursos disponibilizados na internet que facilitam a comunicação, sem a utilização da linha telefônica tradicional.

O uso de tecnologias que oferecem um sistema de gestão integrado também é fundamental para otimização de recursos. Diversas tarefas administrativas e burocráticas podem ser feitas automaticamente pelas tecnologias, evitando um número considerável de funcionários alocados para tal função. Embora seja uma questão bastante delicada, a redução de equipe tem de ser muitas vezes analisada pelo gestor, sobretudo em momentos em que a saúde financeira da escola está bastante comprometida.

Por fim, a gestão financeira escolar é essencial para garantir que a escola consiga honrar com seus compromissos mantidos com fornecedores, funcionários, corpo docente e, obviamente, os alunos e seus responsáveis.

Manter um bom desempenho financeiro é fundamental para que a escola alcance sucesso no cumprimento de seu papel social na construção do conhecimento. Vale ressaltar que, embora a escola também seja uma empresa, não se pode esquecer da sua importância e objetivo final: promover uma educação de qualidade a comunidade da qual a instituição faz parte.