Os princípios de uma gestão financeira de sucesso para sua escola

Uma escola de sucesso é muito mais do que a boa relação entre professores e alunos ou ainda sobre apenas a qualidade de ensino.

Obviamente esses pontos são fundamentais e fazem parte de uma gestão eficiente, que preza por oferecer o melhor para seus alunos e colaboradores. Mas para que tudo funcione plenamente é essencial também que a escola tenha uma gestão financeira eficiente.

Esse cuidado ajuda a evitar que a escola sofra com problemas de capital de giro, por exemplo, ou que tenha que sacrificar a qualidade pedagógica por causa das finanças.

O que é gestão financeira para escolas?

A finalidade principal de uma escola é transmitir conhecimento e ajudar crianças e jovens a evoluir em suas capacidades cognitivas.

Mas, como em qualquer outro negócio, a escola precisa administrar funcionários, recursos, contas, e para isso é fundamental ter muita organização.

A gestão financeira para escola é um conjunto de processos administrativos que auxiliam a organizar as finanças da instituição.

Ela conta com ferramentas que ajudam a planejar as entradas de recursos, os pagamentos e investimentos necessários, e assim contribui para o oferta de estratégias pedagógicas de qualidade.

Por que realizar o controle financeiro da escola?

Certamente a sua escola possui diversas demandas, ou mesmo você deseja oferecer novos recursos aos alunos. E para saber se, ou quando, é a hora certa para fazer esses investimentos, é fundamental ter controle e planejamento financeiro.

Para isso é fundamental mapear todas as necessidades da escola e também todas as despesas e custos. Faça um orçamento geral listando todos os gastos referentes as manutenções do dia a dia, e todas as particularidades da sua instituição.

O controle de fluxo de caixa é fundamental já que muitas vezes pequenos gastos passam despercebidos e causam grandes rombos financeiros.

Isso também é importante para evitar que existem períodos do mês com caixa negativo, o que pode comprometer o pagamento de fornecedores ou das despesas comuns.

O que fazer para garantir uma gestão financeira de sucesso?

Os princípios de gestão financeira para empresas se aplicam perfeitamente para a sua escola, embora possam ser feitas adaptações. O objetivo principal é não deixar o caixa da escola no sufoco e para isso existem algumas práticas importantes.

Vamos conhecer alguns dos princípios de uma gestão financeira de sucesso:

1. Descubra todos os seus gastos e custos mensais

Se você ainda não sabe, está na hora de descobrir para onde vai o dinheiro da sua escola. Liste todos os recebimentos e pagamentos realizados durante o mês e compare com os meses anteriores.

O objetivo é identificar o padrão e se existem gastos sazonais importantes.

2. Faça um planejamento orçamentário

Com todas as informações em mãos, é hora de planejar os próximos meses da escola considerando questões como horas-extras de cada docente, eventos e até mesmo investimentos urgentes.

3. Reduza as despesas

Se você não tinha esse controle financeiro organizado, provavelmente descobriu que gasta mais do que precisa. Normalmente é isso que acontece quando não temos consciência sobre nossos gastos.

Se for o caso, é a hora de verificar o que pode ser cortado ou reduzido para minimizar as despesas.

Aqui podem ser avaliadas opções sustentáveis como:

A troca de copos descartáveis pelo uso consciente de garrafas ou canecas próprias;
A economia de energia elétrica com a manutenção dos ambientes fechados quando o ar condicionado estiver ligado, com o apagar das luzes ao sair de cada ambiente e com a realização de mais atividades ao ar livre ou em espaços abertos;
A economia de água com o conserto de vazamentos, substituição de torneiras por modelos automáticos e a troca de válvulas de vaso sanitário para aqueles com caixa acoplada;
A economia de papel e outros itens de papelaria utilizando mais as plataformas digitais disponíveis;

Agora no período da pandemia muitos custos podem ser reduzidos como a limpeza do ambiente, o estoque de alguns materiais e até o vale transporte, caso a escola opte pelo home office para os funcionários e professores.

4. Faça a gestão de tempo

Um dos principais erros é se se preocupar apenas com as despesas materiais como as faladas no tópico anterior, sendo que um dos maiores vilões do descontrole financeiro é o tempo.

Entenda que a produtividade baixa dos seus colaboradores gera altos custos. E rever os processos internos e os fluxos de trabalho é a solução.

É possível buscar novas formas de realizar os processos que hoje já são feitos? Correção das atividades, o fechamento das notas, a comunicação das faltas, a reserva de equipamentos e espaços, etc…

Alguns processos não devem sofrer cortes, como aqueles que interferem na qualidade do ensino oferecido, mas outros exigem apenas a conscientização dos colaboradores e alunos, ou mesmo investimentos simples.

A tecnologia pode auxiliar muito nessa otimização do tempo. Inserir ferramentas e sistemas que simplificam a realização das atividades ou que disponibilizam as informações de maneira organizada a todos os envolvidos automaticamente ajudam a reduzir muito tempo, por exemplo.

5. Analise o número de alunos por sala

Turmas menores certamente favorecem o aprendizado dos alunos e também permitem que os professores consigam ensinar de maneira mais clara todos os conteúdos. Mas esse não pode ser o único fator a considerar na hora de montar turmas.

É fundamental encontrar um equilíbrio entre a qualidade do aprendizado e os custos de manutenção daquela turma. Turmas muito pequenas podem não gerar o faturamento necessário para pagar os custos do professor, e das despesas como energia, materiais, etc.

6. Trabalhe a inadimplência de maneira adequada

Tão importante como reduzir os gastos é ter certeza de que sua escola receberá todos os valores relativos ao contrato.

Manter o controle da inadimplência é fundamental, e agir prontamente também.

Entre em contato com o responsável financeiro tão logo o atraso seja identificado e verifique o motivo do atraso e se existe alguma previsão de pagamento.

No caso de o atraso persistir, chame o responsável e ofereça possibilidades de quitação como a retirada dos juros, o parcelamento em cartão de crédito, ou outros.